Aprenda sobre qué es un software contable y cómo elegir el mejor para su empresa
Con el uso del software contable se ha cambiado la forma en que se hacen los procesos contables y administrativos en una empresa. Hoy las organizaciones descartan cualquier método físico o manual de hacer la contabilidad para optar por sistemas tecnológicos más rentables y flexibles.
Adquirir un software contable ya es obligatorio tanto para empresas grandes, medianas y pequeñas porque necesitan avanzar en materia de automatización y productividad empresarial.
Si es empresario y está interesado en implementar un software contable y aún no conoce cuál es el ideal para su negocio, en este artículo podrá conocer toda la información.
¿Qué es un software contable?
Es un programa que está diseñado para simplificar los procesos de la contabilidad. Llevar el registro de todas las transacciones económicas de compras, gastos, ventas, inventarios y toda la información relacionada con los movimientos de nóminas, seguridad social, etc, cuya finalidad es generar los informes contables y financieros.
En otras palabras, se considera un software contable como un sistema informático que facilita la vida de los contadores, mientras ahorran tiempo y recursos.
Uno de los objetivos más importantes del software contable es generar reportes contables, mantener la contabilidad actualizada y disponible en cada momento, para tomar decisiones financieras acertadas en una organización.
¿Cuáles son los beneficios de tener un software contable?
Ahora que comprende mejor su definición, es importante que conozca cuáles son los beneficios de implementar un software contable en su negocio.
Estas son algunas de sus ventajas:
1). Acceso a la información en tiempo real y desde cualquier lugar
Con la implementación de un software contable podrá tener toda su información disponible, unificada y desde la nube, ¿qué quiere decir esto?, significa que sus datos siempre estarán disponibles en cualquier momento y sin limitación alguna con una simple conexión a internet, al tener una contabilidad online podrá gestionar todo desde la nube sin tener la necesidad de descargarlo.
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2). Seguridad de sus datos contables
Todos los sistemas contables deben proteger la seguridad de datos de sus clientes, ya que al procesar información financiera, está expuesta a muchos factores de riesgo como por ejemplo: robo de datos, phishing, ataques cibernéticos, etc.
Por ello, es muy importante contar con un software contable programas contables que se encuentren en la nube, puesto que la información estará más segura.
3). Procesos más ágiles
Hacer la contabilidad a través de un programa manual o en el mismo Excel, conlleva más tiempo y esfuerzo. En un software contable, la realización de la contabilidad, facturación electrónica u otras operaciones contables, se puede hacer más rápido y aumenta la productividad de una empresa.
4). Descarga de estadísticas
Con un software contable, las empresas pueden acceder a informes detallados acerca de su contabilidad, consultar las ventas e inventario a través de reportes gráficos.
Los contadores públicos y empresarios pueden tener información en tiempo real sobre la salud financiera de su compañía y así tomar las mejores decisiones.
¿Cómo elegir el mejor software contable para su empresa?
Para cualquier empresa de todos los sectores económicos ya no es una opción tener un software contable, ahora es indispensable contar con él para hacer seguimiento y gestión de control a todas las operaciones contables de una compañía.
A continuación, le enseñaremos a elegir el mejor programa de contabilidad para su empresa, teniendo en cuenta varios aspectos como necesidades y características generales.
Debe saber primero que hay una serie de factores claves para elegir un software contable, que aunque no es una tarea fácil, existe una gran variedad de programas de contabilidad que ofrecen paquetes contables y administrativos muy provechosos para su compañía.
¿Qué tiene que tener en cuenta?
Como se imaginará, hay diferentes tipos de software que se adecuan a las necesidades de las empresas grandes, medianas o pequeñas y dependiendo del sector económico en el que opere.
Aquí le contamos algunas consideraciones claves para elegir el software contable ideal para su empresa:
1). ¿Qué necesidades tiene su negocio?
Antes de empezar a implementar un programa contable en su empresa, debe analizar muy bien cuáles son las necesidades y características de su negocio. ¿Es grande?, ¿pequeña?, ¿qué tanta operación manual hacen sus empleados?, etc.
Le será más fácil realizar una lista de las tareas contables que ejecuta manualmente, desde la más tediosa hasta la más sencilla, así conocerá cuáles son los procesos que sí o sí debe hacer el software por usted.
2). Compare las funcionalidades de los programas contables
Realice una búsqueda exhaustiva de las empresas que tienen software contable y que operan en su país o ciudad. A continuación, detalle todas las funcionalidades que ofrece. Analice que el programa que vaya a elegir, pueda acaparar la mayor parte de las actividades contables: facturación electrónica, cálculo de nómina, etc. Así podrá ejecutar varias tareas en un solo lugar.
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3).Elija un software contable asequible
Procure encontrar un programa contable que le ayude a sostener económicamente a su negocio. Actualmente existen muchos programas contables que ofrecen planes gratuitos y paquetes al alcance de su bolsillo.
4).Elija un software contable fácil de usar
Sáquele provecho a los demás que ofrecen las empresas de software contable para que pueda probarlo antes, esto le dará la posibilidad de explorar sus capacidades y saber si se ajusta a las necesidades de su negocio. Apueste por un programa fácil de usar, intuitivo y amigable.
5).Canales de soporte integrados
Necesitará un software que se preocupe por brindar un excelente servicio al cliente cuando se presenten dudas sobre la funcionalidad del mismo o cuando hayan fallas en el sistema. Es muy importante que se sienta acompañado en cada paso que dé.
7). Que su sistema se encuentre en la nube
Como mencionamos anteriormente, el estar en la nube puede simplificar muchos procesos por disponibilidad de la información. Fíjese bien que sea un programa que pueda funcionar con internet, ya que es la nueva tendencia en el mundo de la contabilidad.
En conclusión, un programa de contabilidad debe estar en constante actualización. Gracias a la automatización, los procesos contables ya no serán un dolor de cabeza para usted y su empresa.
Además, estaría manejando un software contable que cumple con todos los requisitos legales exigidos por la DIAN, entidad colombiana encargada de controlar y regular la seguridad fiscal del país.
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